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総務・労務の担当がいない会社で、いま整理しておくべき実務ポイント

〜総務・労務不在の状態が続く企業で起こりやすい確認事項を整理する〜

労働基準監督署からの連絡や通知が届くと、「何を求められているのか」「どう対応すればいいのか」分からないまま不安になる方も少なくありません。

労基署対応は、感情的に反応するものではなく、状況を整理し、求められている確認事項を一つずつ整理することが重要になります。

本記事では、労基署対応・調査実務の中でも 総務・労務の担当者がいない状態について、一般的な流れと実務上の整理ポイントをまとめています。

※個別の事情によって対応は異なるため、「全体像を理解するための整理情報」としてご覧ください。

総務と労務は、日常業務と法令対応をつなぐ役割を担っています。この機能が明確に置かれていない場合、業務自体が止まるわけではなくても、確認や判断が後回しになりやすい傾向があります。

打刻データの確認や締め作業を、現場責任者や経理担当が兼務しているケースでは、月ごとのチェック基準が一定しない状態になりやすくなります。飲食業や小売業のようにシフトが日々変動する現場では、確認タイミングが曖昧になる場面も見られます。

残業の申告方法や承認フローが明文化されていない場合、部署ごとに運用が異なる状態になりやすく、集計結果にばらつきが出ることがあります。

雇用契約書、労使協定、就業規則などの保管場所や管理方法が整理されていないと、必要なときにすぐ確認できない状態になることがあります。

総務・労務の担当が置かれていない理由は、意図的なものばかりではありません。中小企業では、いくつかの事情が重なって現在の体制になっているケースも多く見られます。

総務・労務を専門で担当できる人材の採用が進まず、結果として経理や管理職が兼務する体制が続くことがあります。

事業規模や売上状況から、専任ポジションを設ける判断が難しく、最低限の対応にとどまっている企業も少なくありません。

制度や手続きの全体像が把握されていない場合、「何から整理すればよいのか分からない」状態が続きやすくなります。

実際の対応は、企業の状況や指摘内容によって異なるため、一律の判断ではなく、個別に整理することが重要になります。

総務・労務の担当をすぐに配置できない場合でも、確認しておくことで対応しやすくなる項目があります。

勤怠確認、給与関連、労務相談などについて、「誰が一次対応するのか」を決めておくだけでも、社内外からの問い合わせ対応が整理しやすくなります。

勤怠の締め日、残業申請の流れ、書類の保管場所などを簡単にまとめておくことで、担当者が変わった場合でも引き継ぎがしやすくなります。

すべてを外注するのではなく、必要なタイミングで社労士に確認を依頼する形も選択肢の一つです。人事×社労士の視点で制度と現場を整理することで、過不足のない対応につながるケースもあります。

労基署対応は、書類の内容やこれまでの運用状況によって確認点が変わるため、早い段階で全体を整理しておくことが、その後の対応をスムーズにします。

労基署からの連絡に、不安を感じている方へ

突然の連絡があると、「何が問題なのか」「どう受け止めればいいのか」分からなくなることも少なくありません。

労基署対応は、すぐに判断や対応を迫られるものばかりではなく、まず事実関係や現在の運用を整理することで、落ち着いて考えられるケースも多くあります。

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