人事が一人の会社リスク｜労基署連絡時に整理したい勤怠・給与・36協定

人事が一人の会社に起きやすいリスクと、労基署対応で整理されやすいポイント

〜人事業務が一人体制のときに、どこから崩れやすいかを実務で整理する〜

労働基準監督署からの連絡や通知が届くと、「何を求められているのか」「どう対応すればいいのか」分からないまま不安になる方も少なくありません。

労基署対応は、感情的に反応するものではなく、状況を整理し、求められている確認事項を一つずつ整理することが重要になります。

本記事では、労基署対応・調査実務の中でも 「人事が一人体制の会社で起きやすいリスク」について、一般的な流れと実務上の整理ポイントをまとめています。

※個別の事情によって対応は異なるため、「全体像を理解するための整理情報」としてご覧ください。

人事が一人の場合、採用、勤怠、給与、社会保険、休職対応、各種相談対応などが同時進行になります。結果として「締め日」「提出期限」「確認の二重チェック」が後ろ倒しになりやすく、記録や根拠の整理が追いつかない場面が増えます。

就業規則や社内ルールがあっても、実際の運用判断が担当者の経験や記憶に依存していると、引継ぎが難しくなります。この状態では、問い合わせに対する回答が都度変わる、例外対応が積み重なるなど、実務の一貫性が弱くなりがちです。

人事業務は「毎月の定型」と「年次・随時の非定型」が混在します。非定型の代表例が、協定の更新、規程の改定、健康診断や安全衛生の記録整理などです。タスクが見える化されていないと、期限管理の抜けが生じやすくなります。

実際の対応は、企業の状況や指摘内容によって異なるため、一律の判断ではなく、個別に整理することが重要になります。

勤怠の締めが遅れると、残業申請・修正申請・休憩取得の記録などが「後追い」になりやすくなります。後追いが増えるほど、日別・月別の整合性説明に手間がかかり、担当者の負担がさらに増える循環になりがちです。

現場の分岐として、飲食・小売のようにシフトが日々変動する業態では、打刻の例外（直行直帰、応援、急な交代）が多く、「なぜこの修正が必要だったのか」を説明できる材料（申請ルール、承認履歴、メモ）が不足しやすくなります。

協定の管理は、締結・届出・更新だけでなく、実績との整合性を見ながら運用ルールを維持する必要があります。人事が一人の場合、日々の対応に追われ、更新時期の把握や運用の見直しが後回しになることがあります。

割増計算は、集計の前提となる勤怠記録の精度に左右されます。勤怠の修正が多い、締めが遅れる、例外処理が増える、といった状況が重なると、計算ミスの検知が遅れやすくなります。

一人体制では、すべてを同じ熱量で回すことが難しい場面が出ます。そこで、月次で必ず発生する業務（勤怠締め、給与、入退社手続き）を最優先に固定し、年次・随時のタスク（協定更新、規程改定、教育、監査対応）をカレンダー化して前倒しで管理する整理が有効です。

人事を増員できない場合でも、分担の設計は可能です。たとえば、現場の一次情報（残業申請、勤怠修正、休憩取得の確認）を管理者側で担い、人事は最終確認とルール統一に集中する、といった切り分けが考えられます。

外部支援は、単に作業を外に出すというより、ルールの整備と記録の標準化を進める目的で活用すると運用が安定しやすくなります。人事×社労士の観点では、制度と現場運用のズレがどこで起きているかを整理し、社内の運用に落とす工程が重要になります。

人事が一人体制の会社では、日々の対応が優先されることで、記録・期限・運用ルールの整理が後回しになりやすくなります。その結果、勤怠・給与・協定・規程といった領域で、説明や確認に時間がかかる状態が生まれやすくなります。

一方で、優先順位の整理、分担設計、記録の標準化を進めることで、体制が変わらなくても運用が安定するケースもあります。

労基署対応は、書類の内容やこれまでの運用状況によって確認点が変わるため、早い段階で全体を整理しておくことが、その後の対応をスムーズにします。

労基署からの連絡に、不安を感じている方へ

突然の連絡があると、「何が問題なのか」「どう受け止めればいいのか」分からなくなることも少なくありません。

労基署対応は、すぐに判断や対応を迫られるものばかりではなく、まず事実関係や現在の運用を整理することで、落ち着いて考えられるケースも多くあります。

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