36協定の提出を忘れたときの実務整理｜連絡が来る前に確認したいポイント
〜「気づいたら期限が切れていた」場合の流れと、社内で整える順番〜
労働基準監督署からの連絡や通知が届くと、「何を求められているのか」「どう対応すればいいのか」分からないまま不安になる方も少なくありません。
労基署対応は、感情的に反応するものではなく、状況を整理し、求められている確認事項を一つずつ整理することが重要になります。
本記事では、労基署対応・調査実務の中でも「36協定の提出を忘れた（期限切れに気づいた）」というケースについて、一般的な流れと実務上の整理ポイントをまとめています。
※個別の事情によって対応は異なるため、「全体像を理解するための整理情報」としてご覧ください。
提出漏れが「よくある不安」になりやすい理由
● 期限切れに気づくタイミングが後ろにずれやすい
36協定は、日々の勤怠処理とは別レイヤーで管理されるため、「普段の運用は回っているのに、手続きだけ抜けていた」という形になりやすい項目です。
特に、更新時期が繁忙期に重なっていたり、担当者が兼務していたりすると、社内で気づくタイミングが遅れやすくなります。
● 「何から手を付ければよいか」が見えにくい
提出漏れに気づいた瞬間に、企業側の頭の中は「過去の残業はどうなるのか」「何を説明することになるのか」「まず誰に相談するのか」と一気に散らかりがちです。
この場面では、評価や責任の話に寄せず、事実関係を並べて整理することが最短ルートになります。
● 現場が動いているほど、影響範囲が広く見える
店舗や工場などの現場がシフトで回っている企業ほど、「誰がどれだけ時間外になっていたのか」が複雑になります。
一方で、本社管理部門中心の企業では、時間外の偏りが少ないケースもあります。まずは自社がどちらのタイプかを把握しておくと、整理の順番が決めやすくなります。
提出漏れが発覚したときに確認されやすいポイント
● 協定の「有効期間」と、空白期間があるか
最初に整理したいのは、「いつからいつまで協定が有効だったか」と「空白期間があるか」です。更新を忘れていた場合は、空白期間がどこから発生しているかを時系列で把握します。
● 対象者・対象部署の範囲が現状と合っているか
過去に提出していた36協定があっても、部署改編や店舗増減などで対象範囲が実態とずれていることがあります。
提出漏れの整理と同時に、現状の組織体制に合う形へ整え直す必要が出るケースもあります。
● 月ごとの時間外実績が把握できる状態か
提出漏れの論点は「提出書類」だけで終わりません。実務上は、勤怠データ（時間外・休日・深夜の実績）が整理できているかが重要になります。
勤怠システムの集計がある場合でも、締め処理前の暫定データしかないことがあります。どのデータが確定値かを整理しておくと、後の説明がスムーズです。
提出漏れに気づいたら、企業が先に整理する順番
● まずは「事実関係」を一枚にまとめる
提出漏れに気づいたら、いきなり結論を出すよりも、先に情報を一枚にまとめます。最低限、次の3点を揃えると判断がしやすくなります。
- 直近の36協定の有効期間（開始日・終了日）
- 空白期間がある場合、その開始日
- 空白期間中の時間外実績（部署別・職種別など）
実際の対応は、企業の状況や指摘内容によって異なるため、一律の判断ではなく、個別に整理することが重要になります。
● 次に「提出の準備」と「運用の整合」を同時に進める
提出手続きを進める際、就業規則・勤怠ルール・シフト運用が噛み合っていないと、書類だけ整えても現場側で再発します。
ここは人事×社労士の視点で、制度（書類）と実務（運用）を並行で揃えるのが現実的です。
● 「過去データ」は責任追及よりも、整理の材料として扱う
過去の時間外実績を整理する場面で、誰が悪いかに焦点を当てると、情報が集まりにくくなります。
目的は、状況の把握と、今後の運用の組み直しです。まずは「何が起きていたか」を冷静に並べることで、次の対策に繋げやすくなります。
提出漏れが起きやすい背景と、再発を減らす工夫
● 人事・労務の専任がいない
小規模企業では、総務や経理が兼務していることが多く、更新管理が個人の記憶に寄りやすくなります。
担当者の退職・異動・繁忙が重なると、管理が途切れる形になりやすいため、「担当者が変わっても回る仕組み」に寄せるのが現実的です。
● 更新管理が「締め日」や「年度」と混同される
36協定の更新は、給与の締め日や年度更新と混同されやすい項目です。社内で「更新月」「更新期限」を別枠で管理しておくと、見落としが減ります。
● 現場主導で時間外が増え、管理側が追いつかない
飲食・小売のように日々の欠員や繁忙でシフトが動く業種では、現場判断で時間外が積み上がりやすくなります。
一方で、本社管理部門中心の企業では、締め前に残業見込みを把握できるケースもあります。自社の「増え方」に合わせて、管理の頻度を決めることがポイントです。
まとめ
36協定の提出漏れに気づいたときは、まず「いつから空白があるのか」と「時間外実績がどうなっているのか」を時系列で整理することが出発点になります。
- 有効期間と空白期間を確認する
- 月ごとの時間外実績を整理する
- 提出手続きと運用の整合を並行して進める
- 担当者依存を減らす仕組みに寄せる
労基署対応は、書類の内容やこれまでの運用状況によって確認点が変わるため、早い段階で全体を整理しておくことが、その後の対応をスムーズにします。
労基署からの連絡に、不安を感じている方へ
突然の連絡があると、「何が問題なのか」「どう受け止めればいいのか」 分からなくなることも少なくありません。
労基署対応は、すぐに判断や対応を迫られるものばかりではなく、 まず事実関係や現在の運用を整理することで、 落ち着いて考えられるケースも多くあります。
👉 労基署からの連絡をどう整理すればよいかを確認したい方はこちら：
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