毎月の労働時間を計算できない場合の実務整理ポイント

毎月の労働時間を計算できない状態で労基署から確認を受けたときに、企業側で整理しておきたい実務の考え方

〜労働時間管理が不安定な場合に確認されやすいポイントと整理の方向性〜

労働基準監督署からの連絡や通知が届くと、「何を求められているのか」「どう対応すればいいのか」分からないまま不安になる方も少なくありません。

労基署対応は、感情的に反応するものではなく、状況を整理し、求められている確認事項を一つずつ整理することが重要になります。

本記事では、労基署対応・調査実務の中でも毎月の労働時間を正確に把握・計算できていない場合に、確認されやすいポイントと実務上の整理の考え方をまとめています。

※個別の事情によって対応は異なるため、「全体像を理解するための整理情報」としてご覧ください。

毎月の労働時間を計算する前提として、所定労働時間の考え方が整理されている必要があります。所定と法定の区分が曖昧なまま運用されていると、どこからが時間外に該当するのかを判断しにくくなります。

就業規則や雇用契約書の記載と、現場での理解が一致しているかを確認することが実務上重要です。

手書き、表計算ソフト、システム打刻など、勤怠管理の方法が統一されていない場合、月次集計の段階で整合性が取れなくなることがあります。その結果、正確な労働時間の把握が難しくなります。

実際の対応は、企業の状況や指摘内容によって異なるため、一律の判断ではなく、個別に整理することが重要になります。

休憩時間が形式的に処理されており、実際の取得状況と一致していないケースも見られます。この場合、労働時間の計算そのものに影響が出るため、整理が必要になります。

特に現場裁量が大きい業種では、実態把握が課題になりやすい傾向があります。

労働時間の集計や計算が特定の担当者に依存している場合、その人の判断や経験に左右されやすくなります。計算根拠が共有されていないと、確認を求められた際に説明が難しくなることがあります。

手順や判断基準を見える形で整理しておくことが重要です。

複数拠点や部署がある企業では、現場ごとに労働時間の考え方が異なっているケースもあります。この場合、全社的な集計がうまくいかず、月次管理が不安定になります。

管理職間での認識差が、集計ミスの原因になることもあります。

月末や給与計算直前にまとめて修正を行う運用では、なぜその数字になったのかを後から説明しにくくなります。結果として、労働時間の根拠が不明確になりがちです。

定期的な確認プロセスを設けることが実務上有効です。

労基署から確認を受ける場面では、労働時間をどの資料で把握しているのかが整理対象になります。勤怠記録、シフト表、業務日報など、実際に使用している資料を整理することが重要です。

複数資料がある場合は、どれを基準としているかを明確にします。

毎月の労働時間について、管理者が確認する仕組みがあるかどうかも確認されやすいポイントです。計算結果を誰が、どのタイミングで確認しているかを整理します。

確認プロセスが存在していること自体が、整理の一要素になります。

制度上の労働時間と、実際の運用を切り分けて説明できるかが重要になります。運用実態と法令上の整理を分けて確認する必要があるため、人事実務と制度対応の両方を経験してきた人事×社労士の立場から整理しています。

混在した説明にならないよう、整理軸を意識することがポイントです。

労基署対応は、書類の内容やこれまでの運用状況によって確認点が変わるため、早い段階で全体を整理しておくことが、その後の対応をスムーズにします。

労基署からの連絡に、不安を感じている方へ

突然の連絡があると、「何が問題なのか」「どう受け止めればいいのか」分からなくなることも少なくありません。

労基署対応は、すぐに判断や対応を迫られるものばかりではなく、まず事実関係や現在の運用を整理することで、落ち着いて考えられるケースも多くあります。

👉 労基署からの連絡をどう整理すればよいかを確認したい方はこちら：
労基署対応サポートのご案内

※登録はいつでも解除できます